Tietosuojaseloste elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:n liiketoiminnassaan keräämien henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Nimi: elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy, y-tunnus 2354012-2

Osoite: Hiltusentie 23 A 1, 90620 OULU

Sähköpostiosoite: info@elfgroup.fi

Puhelin: 0207 350 480

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Tuomas Tonteri

Osoite: elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy, Hiltusentie 23 A 1, 90620 OULU

Sähköpostiosoite: tuomas.tonteri@elfgroup.fi

Puhelin: 0207 350 482

Rekisterin nimi

Tämä tietosuojaseloste kattaa seuraavat elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:n henkilötietoja sisältävä rekisterit:

  • Asiakas-, sopimus- ja toimeksiantorekisterit
  • B2B-markkinointirekisteri
  • elfCLOUD-pilvitallennuspalvelun käyttäjärekisteri
  • elfCLOUD-palvelinpalvelujen käyttäjärekisteri
  • elfGROUP- ja elfCLOUD-kotisivujen käyttötietorekisteri

Tietosuojaselosteessa kuvataan rekistereille yhtenevät henkilötietojen käsittely- ja suojuaskäytänteet sekä tarvittaessa rekisterikohtaiset eroavaisuudet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy kerää ja käsittelee mainittujen rekistereiden sisältämiä henkilötietoja liiketoimintaansa kuuluvien palveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen sekä asiakkuuksien hoitamiseen.

Asiakas-, sopimus- ja toimeksiantorekisterit sekä asianomaisten palveluiden käyttäjärekisterit ovat välttämättömiä sopimusten tekemiseksi ja palveluiden tuottamiseksi. Mikäli henkilötietojen kirjaaminen näihin rekistereihin kielletään, palveluiden toimittaminen saattaa muodostua mahdottomaksi. Henkilö- ja yhteystietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta on elfGROUP:n edellytys sopimussuhteen muodostamiselle sekä palveluiden toimittamiselle.

Henkilörekistereiden tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai henkilöprofilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Asiakas-, sopimus-, toimeksianto- ja käyttäjärekistereihin kirjattavat henkilötiedot ovat perusluonteisia yhteystietoja (nimi, yritys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotisivuosoite).

Käyttäjärekistereihin lisätyistä henkilöistä tallennetaan seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, tietoturvallinen salasanatiiviste, puhelinnumero sekä käyttäjäkohtaisia asetustietoja, kuten käyttöliittymän kielivalinta ja uutiskirjeen tilaamistieto. elfCLOUD-palvelun yleisiä käyttötietoja (aikaleimat, tapahtumatyypit) kerätään käyttäjätietueiden yhteydessä asiakkaalle tuotettavia raportteja ja lokitietoja varten sekä tilastollisena summatietona palvelun yleistä kehittämistä varten.

Evästeet ja verkkosivustojen keräämät tiedot

elfGROUP- ja elfCLOUD-kotisivujen toteutuksessa käytämme nk. HTTP-evästeitä (HTTP Cookies) sivustojen käytettävyyden ja käyttäjätilastoinnin apuna. Sivustot on liitetty Google Analytics -palveluun, jossa sivuston selailutilastoja kerätään ja analysoidaan. Sivustoja selattaessa käyttäjien julkisen verkon IP-osoitteet tallentuvat elfGROUP:n web-palvelimille sekä välittyvät Google Analytics -palveluun. Käyttäjien nimi- tai muita tunnistetietoja ei tässä yhteydessä kerätä tai välitetä. Google Analytics on edelleen kytketty Leadfeeder-palveluun ( https://help.leadfeeder.com/data-protection-and-privacy/gdpr-faqs ) markkinointitarkoituksessa. Lisätietoja Googlen tietosuojakäytänteistä on osoitteessa https://privacy.google.com/businesses/compliance/. Sivustoilla käytetään myös Facebook Social Connect -liitännäistä (Facebook GDPR -tietoa: https://www.facebook.com/business/gdpr) sekä Twitter-liitännäistä (Twitter GDPR -tietoa https://gdpr.twitter.com/en.html), jotta uusimmat em kanavien elfGROUP-julkaisut voidaan näyttää sivustolla. Liitäntöjen lataamisen myötä sivustolla vierailevien käyttäjien selaimet tekevät pyyntöjä Facebookin ja Twitterin palvelimille, missä yhteydessä käyttäjien selaintietoja sekä IP-osoitteet välittyvät eteenpäin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas-, sopimus-, toimeksianto- ja käyttäjärekistereihin kirjattavat henkilötiedot ovat henkilöiden itsensä tai B2B-asiakassuhteen tapauksessa organisaationsa edustajan henkilön ammattiaseman perusteella kirjattavaksi antamia henkilötietoja. elfGROUP säilyttää tietoja tarpeellisen ajan asiakkuuden ja toimeksiantojen ammattimaiseksi suorittamiseksi ja lainsäädännöllisten velvoitteidensa täyttämiseksi. B2B-markkinointirekisteriin kirjatut henkilötiedot on kerätty julkisista tietolähteistä, elfGROUP:n kotisivuilla tai muussa palautekanavassa jätetyistä lisätieto- ja yhteydenottopyynnöistä sekä ammattiasemaan perustuvista kohderyhmähakuina hankituista yhteystietoluetteloista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekistereiden tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksen muodostavat asiakasrekisterin osalta asiakkaan kirjallisella luvalla saadun referenssioikeuden mukainen asiakkaan nimitiedon tai case-esittelyn julkaiseminen markkinointitarkoituksessa. Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa elfGROUP:n yhteistyökumppaneille asiakastyytyväisyyskyselyjen tai case-haastattelujen (asiakkaan luvalla) toteuttamiseksi. B2B-markkinointirekisterin osalta tietoja voidaan luovuttaa myös mainos- tai myynninedistämistoimiston käyttöön markkinointikampanjan suorittamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kotisivujen käyttötietorekisteri on liitetty Google Analytics ja Leadfeeder -palveluihin. Sivuston liitännäiset muodostavat käyttäjän selaimesta yhteyden myös Facebookin ja Twitterin palvelimille. On mahdollista, että näiden ulkoisten palveluiden käytön myötä sivustoilla vierailevien käyttäjien IP-osoitetietoja välittyy myös EU/ETA-alueiden ulkopuolelle (ks. kohta Rekisterin tietosisältö).

elfGROUP:n asiakastoimeksiantoihin liittyviä tai asiakkaan tietotekniseen ympäristöön tai tietoturvallisuuteen liittyviä tietoja ei koskaan siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle. elfGROUP kuitenkin käyttää aika ajoin EU/ETA:n ulkopuolella (palvelun tarjoava yritys tai tämän tai tämän alihankkijoiden käyttämät palvelininfrastruktuurit) sijaitsevia Internet-palveluita henkilötietorekisterin sisältämien yhteystietojen käsittelemiseen (nimi, sähköpostiosoite). Näissä tapauksissa elfGROUP vastaa siitä, että palveluntarjoajan on riittävällä tavalla sitoutunut siirrettävien tietojen suojaamiseen.

elfGROUP käyttää MailChimp-uutiskirjepalvelua (MailChimp GDPR-tietoa: https://kb.mailchimp.com/binaries/content/assets/mailchimpkb/us/en/pdfs/mailchimp_gdpr_sept2017.pdf) tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietorekistereiden käyttötarkoituksen mukaiseen tiedottamiseen ja markkinointiin. MailChimp toiminta on EU Privacy Shield -sertifioitua ja elfGROUP:n suorittama henkilötietojen vienti palveluun perustuu sopimussuhteeseen tai saatuun markkinointisuostumukseen.

Mikäli EU/ETA-alueella sijaitsevia elfCLOUD-palvelimia käytetään EU/ETA:n ulkopuolisista maista, esitetään tunnistautuneen käyttäjän asiakastilin tietoja tämän Internet-selaimessa suojatun yhteyden alaisuudessa. Mahdolliset EU/ETA:n ulkopuoliset elfCLOUD-palveluinstanssit käyttävät erillisiä paikallisia rekistereitään.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Asiakas-, sopimus- ja toimeksiantorekistereihin tallennettuja tietoja säilytetään myös alkuperäisten sopimuskappaleiden arkistossa. Alkuperäiset allekirjoitetut paperiversiot säilytetään lukituissa tiloissa ja lukituissa arkistointijärjestelmissä, joihin vain työnkuvan perusteella tarpeellisilla elfGROUP:n henkilöstön edustajilla on pääsy. Paperikappaleet hävitetetään tiedon säilytystarpeen tai käsittelyperusteen rauettua.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Fyysinen pääsy elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:n palvelinympäristöihin on estetty ulkopuolisilta. Hallinnollisesta ja teknisestä tietoturvasta huolehditaan aktiivisesti. Tietojärjestelmien tietoturvaa testataan säännöllisesti tietoturva-asiantuntijoiden toimesta.

elfCLOUD-palveluihin käyttäjien tallentamia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä tietojen julkinen selailu ole mahdollista. Palveluntarjoajan henkilöstöstä ja alihankkijoista tietoihin saavat pääsyn vain asiakaspalvelutehtävissä tietoja tarvitsevat salassapitosopimuksen allekirjoittaneet henkilöt.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeuden käyttäminen edellyttää pyynnön esittäjän luotettavaa tunnistamista. Tarkastuspyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti postitse elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:n postiosoitteella. Tarkastuspyyntöön tulee liittää riittävä määrä tarpeellisia tunnistetietoja, jotta pyynnön esittäjä, asiayhteys sekä tarkastettavat rekisterit ilmenevät pyynnöstä. Puutteellisia pyyntöjä ei voida käsitellä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskeva rekisteriin kirjattu virheellinen tieto oikaistavaksi. Oikaisupyyntö tulee lähettää riittävin tunnistetiedoin varustettuna kirjallisesti postitse elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:n postiosoitteella. Puutteellisia pyyntöjä ei voida käsitellä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää omat tietonsa poistettavaksi eli peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, mikäli rekisteröity on itse ilmoittanut tietonsa sekä suostumuksensa rekisteriin eikä rekisterinpitäjällä ole lakisääteistä tai sopimusteknistä velvoitetta tietojen säilyttämiseen. Esimerkiksi asiakasrekisterin yhteyshenkilömuutos on syytä tehdä työpaikan tai työtehtävien muuttuessa. Näihin rekisteröityjen oikeuksiin liittyvät pyynnöt voi ilmoittaa elfGROUP Kyberturvallisuuspalvelut Oy:lle kirjallisesti tai suoraan omalle asiakasvastuulliselle yhteyshenkilölle.

Voit ottaa meihin yhteyttä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja käyttäen, mikäli sinulla on huomautettavaa tai kysyttävää tavasta, jolla henkilötietojasi säilytämme tai käsittelemme. Pyrimme käsittelemään ja vastaamaan yhteydenottoihin ja ratkaisemaan mahdolliset valitukset mahdollisimman nopeasti ja kattavasti. Tarvittaessa voit valittaa asiasta edelleen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi).

elfCLOUD-virtuaalipalvelimille ja elfCLOUD-pilvitallennuspalveluun tallennetut asiakastiedot

elfGROUP:n tarjoamille elfCLOUD-virtuaalipalvelimille ja elfCLOUD-pilvitallennuspalveluun asiakkaiden tallentamat tiedot ovat vain kyseisen asiakkaan omaan käyttöön. elfGROUP ei käsittele näitä tietoja muutoin kuin palvelusopimuksen mukaisten varmuuskopioiden ottamiseksi. Varmuuskopioita otetaan sovitulla tiheydellä ja säilytetään sovitun varmuuskopiokierron mukaisesti. Palvelusopimuksen päätyttyä elfCLOUD-pilvitallennuspalvelun tili tai elfCLOUD-virtuaalipalvelin tietoineen poistetaan pysyvästi kaikkine varmuuskopioineen.

elfCLOUD-pilvitallennuspalvelu suljetaan 15.6.2018. Kaikki palveluun tallennetut tiedot, ml. käyttäjätilitiedot, poistetaan pysyvästi kaikkine varmuuskopioineen elokuun 2018 loppuun mennessä.

Päivitetty

Tietosuojaseloste on päivitetty 23. toukokuuta 2018.